Die Projekte des Impuls- und Vernetzungsfonds bestehen i. d. R. aus einem oder mehreren Helmholtz-Zentren und ihren Partnerinstituten. Daher erfordert die administrative Abwicklung dieser Projekte eine klare Regelung der Zuständigkeiten sowie eindeutige Informationswege.

1. Administrative Projektleitung

Der Projektverantwortlicher (im Folgenden Projektleiter) übernimmt die Verantwortung für die administrativen Aufgaben des Projektes und kommuniziert mit den zuständigen Stellen (DESY-Direktoriumsbüro (DIB) und DESY-Drittmittelstelle (V32)) sowie mit den Verantwortlichen der Partnerinstitute. Aus Gründen der Praktikabilität sollte der administrative Projektleiter bei DESY angesiedelt sein.

2. Rechtlicher Rahmen

Die Hemholtz-Geschäftsstelle und DESY (als federführendes Zentrum des IVF-Projektes) schliessen einen Zuwendungsvertrag . DESY ist der primäre Zahlungsempfänger. DESY und die Partnerinstituten treffen eine Regelung der Zuwendungsverteilung. Die wissenschaftliche Zusammenarbeit aller beteiligten Partner wird durch eine allgemeine Kooperationsvereinbarung geregelt.

Die Regelung der Zuwendungsverteilung zwischen DESY und den Partnerinstituten
enthält folgende Anlagen:
Anlage 1: Zuwendungsvertrag zwischen DESY und der Helmholtz-Geschäftsstelle.
Anlage 2: Projektantrag
Anlage 3: Finanzierungsplan (aus dem Projektantrag).

Die Kooperationsvereinbarung zwischen den beteiligten Partnern und DESY regelt die wissenschaftliche Zusammenarbeit des IVF-Projektes und verweist in Hinblick auf die Finanzierung des Projektes auf die Regelung der Zuwendungsverteilung.

3. Zuwendungsverteilung

Die DESY-Drittmittelstelle generiert eine Kostenstelle für das Projekt, der sämtliche Kosten von DESY sowie die zu verteilenden Mittel an die Partnerinstitute zugeordnet werden.

Der Projektleiter koordiniert die Zuwendungsverteilung in Absprache mit seinen Partnern und der DESY-Drittmittelstelle (V32) entsprechend dem avisierten Projektverlauf. Die DESY-Drittmittelstelle (V32) fordert die Gesamtmittel des Impuls- und Vernetzungsfonds (IVF) für dieses Projekt von der Helmholtz-Geschäftsstelle quartalsweise an und verteilt die Mittel nach Mitlelanforderung der Partner an diese gemäß der vereinbarten Regelung.

4. Verwendungsnachweis und Sachbericht

Ein einfacher Verwendungsnachweis ist innerhalb von vier Monaten nach Ablauf des Haushaltsjahres über die in diesem Jahr erhaltenen Zuwendungen von DESY bzw. von den beteiligten Partnerinstituten zu erstellen. Dieser besteht aus einem kurzen Sachbericht und einem zahlenmäßigen Nachweis unter Federführung des administrativen Projektleiters unter Einbeziehung der verantwortlichen Drittmittelstellen und an das Direktoriumsbüro von DESY (DIB) zu übermitteln.

Zum Abschluss des Projektes ist der Helmholtz-Geschäftsstelle ein Abschlussbericht vorzulegen.

5. Korrespondenz

Die Korrespondenz mit der Helmholtz-Geschäftsstelle erfolgt in der Regel über das Direktoriumsbüro von DESY (DIB).